Dokumente digital. Prozesse durchdacht. Betrieb sicher.
Wir begleiten Sie von der ersten Beratung bis zum laufenden Betrieb: E-Rechnung, Vertragsmanagement, digitale Akten, Workflows, Archivierung und Managed Services – alles aus einer Hand.
Software allein löst keine Prozesse. Wir schon.
Als inhabergeführtes Unternehmen in Mülheim-Kärlich verbinden wir die leistungsstarken Produkte führender Hersteller – allen voran otris und easy – mit echter Integrationskompetenz, persönlicher Beratung und sicherem Betrieb. So entstehen Lösungen, die im Alltag wirklich tragen.
- Über 25 Jahre Erfahrung im DMS- und ECM-Umfeld
- Partner der otris software AG
- Integrationskompetenz für bestehende IT
- Individuelle Entwicklung möglich
- Persönliche Betreuung statt Hotline-Nummer
- Managed Services für den sicheren Betrieb
Für jeden dokumentenbasierten Prozess die passende Lösung
Ob E-Rechnung, Vertrag, Akte, Workflow, Archiv oder Beschaffung – wir digitalisieren Ihre Abläufe transparent, sicher und effizient.
Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungen automatisch erfassen, prüfen, freigeben und an ERP & FIBU übergeben.
Mehr erfahrenIntelligente Datenextraktion
Dokumente automatisch erfassen und auslesen – mit omnia (Insiders), als eigenständiges Modul.
Mehr erfahrenE-Rechnung & E-Invoicing
Gesetzeskonform empfangen, erstellen und verarbeiten – ZUGFeRD, XRechnung und mehr, automatisiert.
Mehr erfahrenVertragsmanagement
Verträge zentral verwalten, Fristen automatisch überwachen, Freigaben steuern.
Mehr erfahrenE-Signatur
Dokumente rechtssicher digital unterschreiben – ortsunabhängig und ohne Medienbruch.
Mehr erfahrenDigitale Aktenlösung
Alle Dokumente und Vorgänge gebündelt in digitalen Akten – sofort auffindbar.
Mehr erfahrenDigitale Personalakte (HR)
Alle Mitarbeiterdokumente sicher gebündelt – mit Self-Services und Einsichtsrecht.
Mehr erfahrenWorkflowmanagement
Freigaben, Prüfungen und Eskalationen digital steuern und lückenlos dokumentieren.
Mehr erfahrenArchivierung & DMS
Revisionssicher, GoBD-konform und langfristig verfügbar – die Basis jeder Digitalisierung.
Mehr erfahrenE-Procurement
Beschaffung vom Bedarf bis zur Bezahlung digital steuern.
Mehr erfahrenSimPlex ERP-Neutral (Zoll)
Zoll-, Versand- und Außenhandelslösung – ERP-unabhängig, von ZWF.
Mehr erfahrenahabFlow
Systeme verbinden und Abläufe überwachen — ohne neues ERP und ohne Programmierung.
Mehr erfahrenDie E-Rechnung kommt – sind Sie vorbereitet?
Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand folgt schrittweise. Wir machen Sie fit: vom strukturierten Empfang über die automatische Verarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung – mit KI-gestützter Erfassung von Insiders Technologies und bewährten ECM-Lösungen.
Ihre Systeme sprechen miteinander
Digitale Prozesse entfalten ihren Nutzen erst, wenn DMS, Archiv und Workflows sauber mit Ihren Fach-, ERP- und Buchhaltungssystemen verbunden sind. Genau hier liegt unsere Stärke.
KI-Agenten: ein Bereich, den wir gezielt aufbauen
KI-Agenten sind digitale Helfer, die nicht nur eine Frage beantworten, sondern mehrere Schritte selbstständig verknüpfen – etwa Informationen zusammentragen, prüfen und einen Folgeprozess anstoßen. Wir sehen darin echtes Potenzial und entwickeln dieses Angebot derzeit konsequent weiter – nüchtern und mit Augenmaß, als Werkzeug, das dort zum Einsatz kommt, wo es einen Ablauf nachweislich besser macht.
Sie haben einen Ablauf im Kopf, der sich dafür eignen könnte? Sprechen Sie uns an – erste Pilotprojekte begleiten wir auf Anfrage, mit klarer menschlicher Kontrolle an den entscheidenden Stellen.
Beraten & einordnen
Gemeinsam klären wir, welche Abläufe sich für KI-Agents eignen – und welche besser klassisch automatisiert bleiben. Realistische Einschätzungen statt Versprechen.
Einrichten & integrieren
Wir richten Agents ein und binden sie an Ihre Daten und Systeme an – DMS, ERP, E-Mail. Sensible Verarbeitung läuft auf Wunsch mit privatem, lokal betreibbarem Sprachmodell.
Sinnvoll betreiben
Agents übernehmen wiederkehrende Schritte, Menschen entscheiden an den kritischen Punkten (Human-in-the-Loop). So bleibt der Prozess nachvollziehbar und unter Kontrolle.
Unser Anspruch: KI mit Augenmaß. Wir setzen sie dort ein, wo sie messbaren Nutzen bringt – datenschutzkonform, nachvollziehbar und mit dem Menschen an der Entscheidung.
Rechnet sich Digitalisierung für uns? Finden Sie es heraus.
Mit unseren ROI-Rechnern sehen Sie in Sekunden, wie viel Zeit und Geld Sie mit digitaler Rechnungsverarbeitung, Archivierung, Vertragsverwaltung, Beschaffung oder Personalakte einsparen können – einfach Schieberegler verstellen und nicht zutreffende Faktoren abschalten.
Über 100 Unternehmen vertrauen uns
Automobilhandel, Logistik, Produktion, Dienstleistung – vom regionalen Mittelständler bis zur Unternehmensgruppe.
Sie nutzen die Lösung – wir kümmern uns um den Rest
Betrieb, Hosting, Updates, Monitoring und Support: Mit unseren Managed Services übernehmen wir die technische Verantwortung für Ihre DMS- und ECM-Umgebung. So bleibt Ihr Team frei fürs Kerngeschäft – und Ihre Systeme laufen zuverlässig.
- Sicherer Betrieb in deutschen Rechenzentren
- Regelmäßige Updates & Wartung
- Proaktives Monitoring
- Fester Ansprechpartner
Starke Hersteller, von uns integriert
Wir verbinden führende Produktlösungen mit Beratung, Integration und Betrieb.
easy software
Bewährte ECM-Plattform für Archivierung, Rechnungs-, Vertrags- und HR-Management sowie intelligente Workflows. Den Zugang zu den easy-Lösungen stellen wir über unsere Zusammenarbeit mit der ZWF sicher.
easy-software.comH4easy
Erfahrener Spezialist rund um die easy-Plattform – für digitale Akten, Eingangsrechnungen und durchgängige Dokumentenprozesse. Seit über 30 Jahren im Dokumentenmanagement zu Hause, bis 2026 unter dem Namen HENRICHSEN4easy.
h4easy.deotris software
Lösungen für digitales Vertragsmanagement, Legal-Tech und Compliance – rechtssicher und transparent.
otris.deInsiders Technologies
Intelligente Datenextraktion mit OmnIA (vormals SMART FIX): KI-gestützte Erfassung, Klassifizierung und Auslesung für Rechnungseingang, E-Invoicing und Posteingang.
insiders-technologies.deI.R.I.S.
Belgischer Spezialist für OCR und intelligente Dokumentenerfassung. Mit IRISXtract™ werden Rechnungen, Bestellungen und Posteingänge automatisch klassifiziert, ausgelesen und an Folgesysteme übergeben – inklusive e-Invoicing-Unterstützung.
iriscorporate.comCTO Balzuweit
Spezialist für ECM, Archivierung, digitale Akten und Eingangsrechnungsprozesse.
cto.deZWF IT + Consulting
SimPlex ERP-Neutral für Zoll-, Versand- und Außenhandelsprozesse, unabhängig vom eingesetzten ERP-System. Zugleich unser Partner für die easy-ECM-Lösungen.
zwf-ag.deServereye
Remote Monitoring & Management für proaktive IT-Infrastrukturüberwachung.
server-eye.deErgänzt um unseren Beratungspartner kpalpha Consulting – eine Gemeinschaft unabhängiger Berater für Strategie, Organisation und Projektleitung.
Lassen Sie uns über Ihre digitalen Prozesse sprechen
Unverbindlich, praxisnah und persönlich – direkt aus Mülheim-Kärlich. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
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